NetCommonsには、情報を公開したり共有したりすることを目的としたページのほか、会員個人の情報やサイト全体を管理するための設定をするためのモジュールを格納している「管理室」とよばれるページがあります。管理室で行う操作には以下のようなものがあります。
1．すべてのユーザ（会員）が行う操作
1.1 会員情報の変更
1.2ログイン履歴・学習等進捗状況のチェック
2．ルーム管理者（主担）が行う操作
2.1担当ルームのユーザの管理
2.2担当ルームの管理
3．サイト管理者が行う操作
3.1会員管理
3.2ルーム管理
3.3システム管理
3.4権限管理
3.5バックアップの設定
3.6セキュリティ管理（プロテクターの設定・チェック）
3.7不要なファイルのクリーンアップ
3.9モジュールの管理
3.10メール送信ログの解析
3.11ロゴの変更・サイトデザインの変更
3.12NetCommonsのオンラインアップデート
このマニュアルでは、その中で項目1と項目2について解説します。
ログイン後に、画面右上を見ると、上図のようなリンクが並んでいるのが見えます。このうち、「管理室へ」というリンクをクリックすると、管理室へ移動することができます。
管理室で操作できるモジュールは、管理室左側にある「管理室メニュー」に表示されます。
この図は一般ユーザが管理室に移動したときに表示される管理室メニューです。
管理室から退出するときには、上図の
をクリックします。すると、元の画面に戻ります。
「会員管理」のページでは、会員情報を変更するほか、アクセス状況、検索などを閲覧することができます。
まず、左上部に表示されるのが会員の「基本項目」です。基本項目のうち、会員が編集できる項目は管理者によって制限されています。「会員権限」とは、ユーザがこのサイトにアクセスしたときに与えられる権限を指します。この図の場合には「一般」とありますので、この会員「一般ユーザ」は、MyRoom以外には管理の権限がない一般会員であることがわかります。「デフォルト言語」とは、ログインしたときに表示されるNetCommonsの言語設定を示しています。現在NetCommonsでは、英語・中国語・タイ語のほか、小学校低学年向けの「Kids」という言語設定を提供しています。サイトによっては基本項目以外にも、所属や趣味などユーザ情報の記入を求める場合があります。それが、下図ではnote01,note02,note03に相当します。
右上部に表示されるのが、この会員が参加しているグループルームの一覧です。
下部に表示されるのが、この会員の月別アクセス回数・投稿回数・学習の進捗状況です。
基本項目を編集したい場合には、基本項目の下にある
のボタンを押します。すると、下図のような画面が表示され、項目を編集できるようになります。
登録されたe-mailのアドレスには、サイトからの通知文等が自動的に送られてきます。また、パスワードやログインIDを紛失したときに、新しいパスワードを発行する手続きのために必要になります。
編集を終えて、内容をチェックしたら、
のボタンを押します。キャンセルしたい場合には、画面上部の会員の詳細というリンク（上図の赤丸で囲んだ部分）をクリックして、元の画面に戻ります。
基本項目上部にある「会員の検索」というリンクをクリックすると、権限によって、また、サイトの個人情報保護のポリシーによって、下図のような画面が表示されます。
＜一般ユーザに公開されるデフォルト画面＞
＜ルーム管理者（主担）に公開されるデフォルト画面＞
検索条件を入力し、
のボタンをクリックします。すると、検索条件に当てはまる他の会員の一覧が表示されます。
主担の場合、管理しているルームに参加している会員の情報を一部編集する権限が与えられていることがあります。たとえば、プロフィールに書かれた不適切な表現を削除する、などです。
主担の権限の範囲については、サイト管理者が「システム管理」モジュールの「会員備考項目公開設定」を使って設定をしていますので、わからない点はサイト管理者に問い合わせてください。
画面下部には、会員のサイトアクセス状況・学習進捗状況などが表示されます。ときどきサイトアクセス状況をチェックするようにしましょう。もし、自分がアクセスしている以上にサイトにアクセスしているかの表示があった場合には、他者が会員になりすましてアクセスしている可能性があります。そういうときには管理者に報告し、より安全なパスワードに変更するなどの手続きをとってください。
小テストを受けている場合には、ここに小テストの結果が表示されます。レポート提出をした場合には、（ルームの主担が採点すれば）ここに結果が表示されます。
「ルーム管理」では、管理を任されているルームの管理を行うことができます。
上の図は、「グループルーム」という名前のルームの管理を任されている主担に対して表示されるルーム管理の画面です。複数のルームの管理を任されている場合には、ここにそれらのルームのリストが表示されます。
ルームの「状況」には、「公開中」と「準備中」があります。公開中とは、ルームの参加者にページが公開されている状態を指し、「準備中」とはルームの管理者のみが閲覧できる状態を指します。ルームの編集が終わるまでは「準備中」にし、準備が整って参加者に公開するときに、「公開中」を選択するようにします。
管理という項目の下に「参加会員権限の修正」というリンクがあります。これをクリックすると、次のような画面が表示されます。
このルームには、（管理者のほか）user3と主担本人が参加しています。user3は現在、書き込みができる「一般」ユーザとして登録されています。主担は、ルーム参加者の権限を変更することができます。たとえば、不適切な書き込みを行った参加者を（このルーム内で）ゲストに変更することによって、書き込みを禁止することができます。
